Chuyển văn phòng từ trước tới nay luôn là một trong những vấn đề vô cùng quan trọng khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn. Bởi, mỗi lần thực hiện công tác chuyển văn phòng, doanh nghiệp không chỉ tốn công sức của nhân viên mà còn hao tốn rất nhiều về mặt chi phí. Tuy nhiên, ngày nay những vấn đề khó khăn này đều được giải quyết một cách dễ dàng bởi dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói.
Chuyển văn phòng trọn gói là gì?
Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh thường xuyên có nhu cầu chuyển từ văn phòng cũ, công ty cũ tới những văn phòng mới. Thông thường có rất nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đến nhu cầu cần vận chuyển văn phòng: văn phòng cũ không còn tốt, văn phòng cũ thiếu tiện lợi, văn phòng cũ không còn hợp phong thủy,…
Việc chuyển văn phòng là quá trình tốn rất nhiều thời gian và công sức với vô số các thiết bị, đồ dùng, tài liệu,… có thể diễn ra trong cả tuần lễ.
Vì thế, những công ty vận chuyển đã chính thức đưa ra dịch vụ tiện lợi chuyển văn phòng trọn gói để hỗ trợ tối đa các doanh nghiệp, công ty có nhu cầu chuyển văn phòng tới một nơi làm việc mới. Thay vì sử dụng nhân viên của công ty không có kinh nghiệm để tự đóng gói, phân loại và vận chuyển với nhiều rủi ro thì những đơn vị vận chuyển sẽ lo toàn bộ việc này.
Mọi quy trình vận chuyển đều được thực hiện một cách bài bản, gọn gàng với những nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ này. Bên cạnh đó, về phía doanh nghiệp, công ty sẽ không cần phải thực hiện bất kỳ công việc nào dù là nhỏ nhất cho tới khi hoàn tất đồ đạc tới văn phòng mới.
Vận chuyển văn phòng trọn gói giúp ích cho doanh nghiệp
Khi tự chuyển, dọn dẹp, bê vác đồ đạc tại văn phòng sẽ gây ra nhiều vấn đề khó khăn khác nhau. Tuy nhiên, tất cả công việc này sẽ được đơn vị vận chuyển văn phòng thực hiện một cách có quy trình và doanh nghiệp sẽ nhận lại được rất nhiều lợi ích khác nhau có thể kể đến dưới đây.
Tiết kiệm công sức
Một trong những yếu tố đầu tiên mà dịch vụ vận chuyển văn phòng trọn gói mang tới cho doanh nghiệp đó là tiết kiệm công sức cho nhân viên. Trước đây, rất nhiều doanh nghiệp khi có kế hoạch di chuyển văn phòng đều phải thông báo chuyển văn phòng cho nhân viên để họ có sắp xếp công việc cũng như tham gia thêm vào công tác vận chuyển này.
Tại văn phòng có rất nhiều loại thùng carton lớn khi đóng gói tài liệu, bàn ghế, thiết bị điện tử cồng kềnh,… vì thế việc vận chuyển, mang vác của nhân viên trong công ty chắc chắn sẽ mất rất nhiều sức. Từ đó, công việc của công ty bị đình trệ và không có hiệu quả cao.
Tiết kiệm chi phí
Khi sử dụng dịch vụ vận chuyển văn phòng trọn gói tại các đơn vị vận chuyển doanh nghiệp sẽ được cung cấp giá cả một cách hợp lý nhất bao trọn toàn bộ các dịch vụ. Điều này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí một cách tối đa nhất và sử dụng được dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói tốt nhất. Hiện nay, có rất nhiều đơn vị vận chuyển văn phòng giá rẻ trên thị trường giúp các doanh nghiệp tự do lựa chọn dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
Tiết kiệm thời gian
Bên cạnh việc tiết kiệm công sức và chi phí, việc doanh nghiệp chọn dịch vụ vận chuyển văn phòng trọn gói còn giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian nhất có thể. Thông thường, với sức của một số ít nhân viên doanh nghiệp cùng với việc không có nghiệp vụ chuyên môn có thể mất tới một tuần lễ.
Ngược lại, các đơn vị vận chuyển chỉ cần mất tối đa từ 2-3 ngày đã hoàn tất việc vận chuyển khiến cho công việc của phía doanh nghiệp không xảy ra tình trạng gián đoạn.
Bảo đảm an toàn
Tất cả quá trình vận chuyển, đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành đóng gói một cách cẩn thận nhất giúp bảo đảm an toàn mọi đồ đạc, vật dụng, giấy tờ quan trọng của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nếu xảy ra tình trạng đổ vỡ, mất mát phía đơn vị vận chuyển sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn một cách rõ ràng và minh bạch.
Tại sao doanh nghiệp không nên tự chuyển văn phòng?
Bạn có cảm thấy vui vẻ, thoải mái khi sau khi kết thúc giờ làm việc, phải ở lại văn phòng để cùng dọn dẹp, đóng gói, sắp xếp và di chuyển đồ đạc tại văn phòng cũ sang một nơi mới? Chắc hẳn đây là một trong những vấn đề “khó chịu” nhất của mỗi nhân viên. Vì thế, doanh nghiệp cần lưu ý tới một số lý do khi tự chuyển văn phòng như sau:
- Nhân viên không có kinh nghiệm tháo lắp, đóng gói trang thiết bị, chủ yếu làm theo bản năng và tốn nhiều sức lực.
- Lý do thứ hai là việc hỏng hóc, đổ vỡ các thiết bị là điều dễ dàng có thể xảy ra trong suốt quá trình tự chuyển. Đặc biệt là những trang thiết bị điện tử nếu không biết cách tháo lắp đúng quy trình.
- Bên cạnh đó, doanh nghiệp sẽ phải đình trệ rất nhiều công việc đang phải hoàn thành trong một thời gian dài để vận chuyển đồ đạc tại văn phòng. Điều này dẫn đến hiệu quả của công việc trong thời gian đó giảm sút đáng kể cũng như ảnh hưởng tới doanh thu, chi phí lớn trong thời gian đó.
Những sai lầm doanh nghiệp mắc phải khi chuyển văn phòng
Việc chuyển văn phòng chưa bao giờ được coi là việc dễ dàng. Cho dù doanh nghiệp có tính toán, lên kế hoạch chi tiết ra sao nhưng cũng khó tránh được một số sai lầm có thể kể tới dưới đây.
Dự trù chi phí không chính xác
Khi có kế hoạch chuyển văn phòng, việc dự trù chi phí là vô cùng quan trọng để cấp trên có thể phê duyệt cũng như cấp chi phí. Tuy nhiên, khi chưa có lĩnh vực trong vấn đề này bạn có thể tính toán thiếu chính xác, phát sinh nhiều chi phí trong quá trình vận chuyển. Nhiều doanh nghiệp tự vận chuyển và tự thuê xe chuyển văn phòng sẽ tốn thêm rất nhiều chi phí cho riêng dịch vụ thuê xe này.
Chính vì thế, việc sử dụng trực tiếp dịch vụ chuyển văn phòng sẽ giúp bạn đảm bảo tối đa nguồn chi phí cho một lần chuyển văn phòng. Những đơn vị này sẽ tiến hành khảo sát và báo giá một cách đầy đủ và chi tiết nhất toàn bộ chi phí vận chuyển.
Tính toán thời gian thiếu chính xác
Thông thường, việc xem ngày giờ tốt với các đơn vị kinh doanh là vô cùng quan trọng. Vì thế, việc xem ngày giờ để chuyển tới một văn phòng mới cũng được cách doanh nghiệp cực kỳ chú trọng.
Trong khi đó, nếu như doanh nghiệp tự chuyển văn phòng, nhân viên của doanh nghiệp tự làm sẽ làm tốn nhiều thời gian, làm sai lệch với ngày giờ tốt mà doanh nghiệp đã lựa chọn trước đó.
Lập kế hoạch thiếu chuyên nghiệp
Để quá trình chuyển văn phòng diễn ra một cách hiệu quả thì việc lập kế hoạch di chuyển văn phòng là không thể thiếu. Nếu như bạn chưa từng làm công việc chuyển văn phòng, chắc chắn sẽ rất khó khăn trong việc lên một bản kế hoạch chi tiết: các đồ đạc, dụng cụ, chuyển cái nào trước, cái nào sau,… Việc này sẽ tốn rất nhiều thời gian, tiền bạc và cả công sức của toàn bộ nhân viên.
Ngược lại, khi sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, doanh nghiệp sẽ được bên đơn vị này cung cấp đầy đủ và chi tiết nhất với một bản kế hoạch rõ ràng, đúng quy trình và không làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc của doanh nghiệp.
Quên thay đổi địa chỉ mới trên trang web
Khi thực hiện kế hoạch di chuyển văn phòng, nếu như doanh nghiệp không thông báo địa chỉ tới khách hàng, đối tác chắc chắn công việc của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng đáng kể. Đây là một trong những sai lầm rất phổ biến của nhiều doanh nghiệp đã mắc phải khi vận chuyển văn phòng.
Chuyển văn phòng cần làm những gì?
Để quá trình vận chuyển văn phòng diễn ra một cách hiệu quả và nhanh chóng trước khi báo với bên vận chuyển, doanh nghiệp cần phải thực hiện một số việc cụ thể như sau:
- Lên kế hoạch di chuyển văn phòng: thông báo chuyển văn phòng cho nhân viên và có thể phân công nhân viên trợ giúp.
- Lựa chọn ngày chuyển văn phòng làm việc ấn định, không thay đổi. Lựa chọn ngày một cách phù hợp nhất sao cho không ảnh hưởng tới hoạt động của công việc đang diễn ra tại doanh nghiệp.
- Chuẩn bị trước chi phí: sau khi lên kế hoạch, hãy liên hệ với đơn vị chuyển văn phòng để có sự chuẩn bị về chi phí một cách phù hợp nhất.
Bảng giá chuyển văn phòng trọn gói TPHCM
Ưu điểm dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói tại Sài Gòn Vimove
Chuyển văn phòng tại hcm hiện nay có rất nhiều đơn vị đặc biệt phải kể đến đó là Sài Gòn Vimove. Sài Gòn Vimove được biết tới là một trong những đơn vị vận chuyển hàng đầu trong việc giải quyết các vấn đề vận chuyển của khách hàng từ văn phòng, kho xưởng, nhà trọ, cho tới hàng hóa,…
- Khách hàng có thể sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng bất kỳ lúc nào trong ngày, nhân viên của Sài Gòn Vimove làm việc 24/7 giúp giải quyết vấn đề của khách hàng nhanh nhất có thể.
- Đội ngũ nhân lực của Sài Gòn Vimove được đào tạo bài bản, có nghiệp vụ chuyên môn cao, liên tục được đào tạo nâng cao, cập nhật kiến thức mới giúp doanh nghiệp hài lòng nhất khi sử dụng dịch vụ.
- Sài Gòn Vimove cung cấp toàn bộ phương tiện, đồ dùng và thiết bị hỗ trợ trong quá trình vận chuyển. Phía doanh nghiệp không cần phải thuê xe chuyển văn phòng trước đó. Việc này giúp cho đồ đạc, thiết bị máy móc, đồ dùng của văn phòng có phức tạp đến đâu cũng đều được giải quyết một cách nhanh chóng.
- Bên cạnh đó, Sài Gòn Vimove còn cam kết và có chính sách đền bù rõ ràng và minh bạch tới khách hàng. Nếu như xảy ra sự cố không may mắn với đồ đạc, máy móc, thiết bị trong văn phòng, đơn vị sẽ đảm bảo đền bù chính xác từng giá trị đồ vật.
- Ngoài ra, khi sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Sài Gòn Vimove, khách hàng còn nhận được giá cả ưu đãi nhất cùng hàng loạt chiết khấu lớn giúp doanh nghiệp tối đa hóa được chi phí bỏ ra khi chuyển văn phòng.
Quy trình thực hiện dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói tại Sài Gòn Vimove
Tất cả các dịch vụ được cung cấp bởi Sài Gòn Vimove đều được thực hiện theo quy trình chuyên nghiệp và đảm bảo chất lượng nhất tới khách hàng. Sài Gòn Vimove là đơn vị vận chuyển cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng hcm tiện lợi và an toàn. Dưới đây là cụ thể quy trình thực hiện dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của chúng tôi.
Bước 1: Nhận yêu cầu của khách hàng
Khi khách hàng thông báo chuyển văn phòng làm việc, nhân viên của Sài Gòn Vimove sẽ tiến hành toàn bộ yêu cầu của khách, thống nhất thông tin, địa chỉ và thời gian để khảo sát văn phòng cần chuyển cũng như văn phòng mới với khách hàng.
Bước 2: Khảo sát địa điểm văn phòng
Sau khi đã xác nhận thông tin yêu cầu của khách hàng, Sài Gòn Vimove sẽ trực tiếp có nhân viên tới văn phòng của doanh nghiệp để thực hiện khảo sát. Việc này giúp cho bên vận chuyển dễ dàng xác định được những đồ đạc, trang thiết bị cần thiết để lên kế hoạch. Cụ thể gồm có:
- Số lượng trang thiết bị, đồ đạc
- Quãng đường từ văn phòng cũ tới văn phòng mới
- Xác định thời gian vận chuyển dự kiến
- Lên kế hoạch vận chuyển cụ thể
- Tiếp nhận một số vấn đề đặc biệt (nếu có) của doanh nghiệp
Bước 3: Báo giá và ký hợp đồng
Sau khi đã tiến hành khảo sát địa điểm văn phòng và xác định được mức chi phí, Sài Gòn Vimove sẽ tiến hành gửi báo giá tới doanh nghiệp. Nếu trường hợp doanh nghiệp đồng ý thống nhất với những điều khoản, chi phí Sài Gòn Vimove chính thức ký hợp đồng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói.
Bước 4: Chuyển văn phòng
Việc thực hiện chuyển văn phòng đều được triển khai bởi toàn bộ nhân viên của Sài Gòn Vimove, vì thế phía doanh nghiệp chỉ cần người nghiệm thu, hay giám sát thậm chí không cần bất kỳ một nhân viên nào tham gia vào quá trình này.
Tất cả đồ dùng, vật dụng, máy móc, thiết bị,… đều được đánh dấu, sắp xếp, phân loại và đóng gói đảm bảo an toàn để tránh xảy ra hỏng hóc hay mất mát trong quá trình vận chuyển.
Bước 5: Nghiệm thu, thanh toán
Sau khi đã hoàn tất việc chuyển văn phòng trọn gói, phía doanh nghiệp cùng Sài Gòn Vimove tiến hành nghiệm thu. Nếu có bất kỳ một vấn đề nào liên quan tới đồ đạc trong quá trình chuyển do lỗi của bên vận chuyển sẽ tiến hành ghi chú lại ngay. Nếu không, phía doanh nghiệp sẽ thanh toán và thanh lý hợp đồng. Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng tại tphcm có thể lựa chọn Sài Gòn Vimove để nhận được dịch vụ uy tín và nhanh chóng nhất.
Lưu ý khi sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói
Tuy đã giao toàn bộ công việc cho phía đơn vị vận chuyển, nhưng doanh nghiệp cũng cần phải lưu ý một số vấn đề sau để sử dụng dịch vụ này một cách hiệu quả nhất cho cả hai bên.
- Cần xác định được rõ số lượng tài sản của văn phòng công ty nếu bạn muốn hạn chế sai sót trong quá trình vận chuyển. Việc xác định rõ số lượng đồ dùng, vật dụng, máy móc giúp bạn hạn chế được những thiệt hại không đáng.
- Bên cạnh đó, nếu muốn quá trình vận chuyển diễn ra nhanh nhất, hãy tạo điều kiện tốt nhất và giúp đỡ những nhân viên vận chuyển. Việc chăm sóc của phía khách hàng cũng giúp cho nhân viên vận chuyển có một sức khỏe và tinh thần làm việc hiệu quả hơn.
- Ngoài ra, bạn nên thỏa thuận trước về vấn đề thời gian vận chuyển giúp cả hai bên có thể tiết kiệm được thời gian cũng như bên vận chuyển có thể chủ động sắp xếp giờ vận chuyển hợp lý.
Nên chuyển văn phòng ngày nào tốt?
Việc làm ăn kinh doanh là một trong những việc vô cùng quan trọng. Chính vì thế, các doanh nghiệp kinh doanh luôn quan niệm chọn được ngày tốt chuyển văn phòng sẽ mang lại nhiều tài lộc, may mắn cho doanh nghiệp đó. Khi chọn ngày để chuyển văn phòng, bạn nên căn cứ vào một số yếu tố sau:
Xem ngày chuyển văn phòng hay ngày hoàng đạo dựa vào những yếu tố phong thủy khác nhau tùy thuộc vào vận mệnh của mỗi người chủ công ty đó. Vì thế, bạn nên nhờ trực tiếp thầy phong thủy để có thể tìm được ngày hoàng đạo đúng với vận mệnh để chuyển văn phòng một cách suôn sẻ nhất.
Theo quan niệm của cha ông ta, ngày hoàng đạo để chuyển văn phòng là ngày mang hành Thủy, hành Kim, bởi hai ngày này đều tượng trưng cho tài lộc và tiền tài. Sẽ rất hồng phát, may mắn nếu như doanh nghiệp chuyển văn phòng vào những ngày này.
Kết luận
Chuyển văn phòng trọn gói ngày nay không còn là một vấn đề quá khó khăn khi đã có sự trợ giúp của những đơn vị vận chuyển cung cấp dịch vụ này. Đặc biệt, với Sài Gòn Vimove là đơn vị lớn hàng đầu cả nước cùng nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển, chắc chắn sẽ giúp cho quá trình vận chuyển văn phòng của bạn trở nên nhanh chóng, an toàn và hiệu quả hơn bao giờ hết.
